L’apostille, la légalisation et la traduction certifiée : ce que vous devez savoir

Lorsque l’on voyage ou que l’on s’installe provisoirement ou définitivement dans un autre pays, il est souvent nécessaire de fournir des documents officiels : diplômes, relevés de notes, actes de naissance, casiers judiciaires, contrats... Cependant, ces documents doivent être reconnus comme valides par les autorités étrangères. C’est là que l’apostille, la légalisation et la traduction certifiée entrent en jeu. Cet article vous explique ce que sont la légalisation et l’apostille, leurs rôles, et qui peut réaliser une traduction certifiée.

Légalisation ou apostille : de quoi s’agit-il ?

Lorsqu’un document public français (acte de naissance, diplôme, acte notarié, casier judiciaire, jugement...) doit être utilisé à l’étranger, il doit généralement être authentifié. C’est là qu’interviennent la légalisation ou l’apostille.

Ces deux procédures permettent de certifier l’authenticité du document. Elles ne valident pas le contenu, mais confirment que le document a bien été signé par une autorité publique et, si nécessaire, que le cachet ou le sceau est authentique.

Qu'est-ce que la légalisation ?

La légalisation consiste à faire authentifier :

la signature figurant sur le document,
la qualité de la personne qui l’a signé,
et, si besoin, l’authenticité du cachet ou du sceau utilisé.

Elle est obligatoire pour faire reconnaître un document français dans un pays qui n’est pas signataire de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961.

Le processus de la légalisation est schématisé ci-dessous :

Source : www.hcch.net

Qu'est-ce que l'apostille ?

L’apostille est une forme simplifiée de légalisation. Elle atteste des mêmes éléments, mais s’applique uniquement entre les pays ayant signé la Convention de La Haye. Elle remplace donc la légalisation classique dans ce cadre.

L’apostille est strictement destinée à un usage à l’étranger : elle n’a aucune validité dans le pays où elle a été délivrée.

Le processus de l’apostille est schématisé ci-dessous :

Source : www.hcch.net

Quels documents sont susceptibles de légalisation ou d'apostille ?

Les procédures de légalisation et d’apostille s’appliquent uniquement aux actes publics.

Un acte public est un document établi par une autorité officielle (notaire, officier d’état civil, tribunal...) ou par une personne agissant dans le cadre de ses fonctions officielles.

Voici quelques exemples d’actes publics :

Actes d’état civil : acte de naissance, de mariage, de décès, de fermeture de cercueil, de reconnaissance d’un enfant…
Actes judiciaires ou extra-judiciaires : jugement ou ordonnance (divorce, garde d’enfants, adoption), extrait K-Bis, injonction de payer, référé…
Actes notariés : attestation, procuration, testament, donation, acte de notoriété, dévolution successorale, divorce par consentement mutuel établi par notaire…
Actes administratifs : certificat de nationalité française, actes de naturalisation, changement de nom, documents délivrés par l’URSSAF ou la CARSAT, casier judiciaire, diplômes, relevés de notes, certificats de scolarité émis ou validés par un établissement public, carte d’identité, passeport, livret de famille, justificatif de domicile…

La liste complète des actes pouvant faire l’objet d’une légalisation ou d’une apostille, et les pré-requis, est disponible dans un livret publié par les Notaires de France, consultable à l’adresse suivante : https://www.notaires.fr/fr/actualites/apostille-et-legalisation

En résumé : que certifie la légalisation ou l’apostille ?

La véracité de la signature apposé sur le acte public sous-jacent,
La fonction ou qualité officielle du signataire,
L'identité du cachet ou sceau éventuellement présent sur l'acte public sous-jacent.

Dans la pratique, une légalisation ou une apostille se matérialise par l’ajout d’un cachet officiel sur le document sous-jacent. Ce cachet ne certifie pas le contenu du document.

La réforme "apostille / légalisation" : ce qui change en France à compter du 1er mai 2025

En France, l’apostille est désormais délivrée uniquement sous format électronique.
La demande ne se fait plus auprès des 33 cours d’appel, mais auprès de l’un des 15 Conseils régionaux ou Chambres interdépartementales de notaires compétents.

Et bientôt, un autre changement important :
À partir du 1er septembre 2025 (au plus tard), les légalisations ne seront plus délivrées par le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (MEAE), mais par les Notaires de France, toujours via les 15 Conseils régionaux ou Chambres de notaires.

Comment faire une demande d’apostille ?

Deux options s’offrent à vous :

En ligne, via la plateforme officielle : https://apostille.notaires.fr/accueil
En personne, auprès de l’un des 15 Conseils régionaux ou Chambres interdépartementales du notariat.

La démarche varie selon le type de document :

Dans certains cas, une apostille sera également à apposer sur la traduction certifiée de l'acte public français.

La traduction certifiée : qu’est-ce que c’est ?

Lorsque vous présentez un document officiel dans un autre pays, l’apostille ne suffit pas à elle seule. Vous devez également faire réaliser une traduction certifiée. Une traduction certifiée est une traduction ayant un caractère officiel et légal car reconnue par les autorités compétentes. Cette traduction est accompagnée d’une mention, d’un cachet et de la signature du traducteur, attestant de sa conformité avec le document source. Une traduction certifiée est parfois désignée « traduction officielle » ou « traduction certifiée conforme à l’original ». Le terme « traduction assermentée » est à proscrire.

Qui peut réaliser des traductions certifiées ?

En France, seuls les experts-traducteurs nommés par une cour d’appel française ou la Cour de cassation sont autorisés à effectuer des traductions certifiées. Des experts judiciaires, ils assistent la Justice. En outre, ils sont habilités à réaliser des traductions pour les particuliers, les autres auxiliaires de justice (avocats, notaires, commissaires de justice) et les entreprises. La désignation « traducteur assermenté » indique seulement que le traducteur a prêté serment. Il existe des traducteurs assermentés qui ne sont pas des experts judiciaires, par exemple les traducteurs assermentés près un Tribunal de grande instance (liste « CESEDA » ou « du procureur »). Toute traduction certifiée réalisée par un non expert-traducteur relève de l’usurpation de titre de l’expert, ce qui est un délit puni d’un an d’emprisonnement et de €15 000 d’amende.

En conclusion

L'apostille, la légalisation et la traduction certifiée sont des outils essentiels pour faire reconnaître vos documents officiels à l'étranger. Bien comprendre leur utilité et savoir qui est habilité à fournir ces services vous facilitera les démarches administratives.

Vous avez besoin d'une traduction certifiée en anglais ou en français ou de conseils sur l'apostille ou la légalisation de vos documents ? Contactez-moi !

Liens utiles

Réforme notariale : l'Apostille et la légalisation consulaire (Service Public.fr)

Convention de la Haye du 5 octobre 1961 (Convention Apostille)

État présent des Parties contractantes à la Convention Apostille

Légalisation: site du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères

Légalisation ou apostille d'un acte public établi par une autorité française (Service Public.fr)

Comment faire apostiller un acte papier certifié conforme par une mairie ?

Comment faire apostiller un document numérique ?

Site officiel pour réaliser une demande d'apostille en ligne