L’apostille et la traduction certifiée : ce que vous devez savoir

Lorsque l’on voyage ou que l’on s’installe provisoirement ou définitivement dans un autre pays, il est souvent nécessaire de fournir des documents officiels : diplômes, relevés de notes, actes de naissance, casiers judiciaires, contrats... Cependant, ces documents doivent être reconnus comme valides par les autorités étrangères. C’est là que l’apostille et la traduction certifiée entrent en jeu. Cet article vous explique ce qu’est l’apostille, son rôle, et qui peut réaliser une traduction certifiée.

Qu'est-ce que l’Apostille ?

Avant qu’un acte public (acte de naissance, diplôme, relevé de notes, casier judiciaire, acte notarié...) puisse être produit à l’étranger, son origine doit être authentifiée par le pays l’ayant délivré. La méthode traditionnelle d’authentification est la légalisation. Or, cette formalité est souvent lente, contraignante et coûteuse en raison du nombre d’intervenants nécessaires entre l’État émetteur de l’acte et l’État destinataire. L’Apostille réduit le processus d’authentification à une formalité unique. Créée par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 (mieux connue sous le nom de Convention Apostille), l’Apostille est reconnue par plus de 120 pays, dont la France, les États-Unis, le Royaume-Uni, l’Australie et la Nouvelle-Zélande. Concrètement, l’Apostille prend la forme d’un certificat apposé par une autorité compétente. Le modèle d’Apostille est fourni ci-dessous.

Crédits : Convention supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers du 5 octobre 1961 ; Modèle d'Apostille

L’Apostille atteste uniquement la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l'acte a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont l’acte public est revêtu. Elle ne certifie en aucun cas le contenu de l’acte pour lequel elle a été émise.

Depuis le 1er avril 2024 et sauf engagement international contraire (comme la Convention Apostille), tout acte public établi par une autorité étrangère et destiné a être produit en France ou devant un ambassadeur ou chef de poste consulaire français doit être légalisé pour y produire effet (Article 1er du Décret n° 2024-87 du 7 février 2024 relatif a la légalisation des actes publics établis par une autorité étrangère).

Dans quels cas a-t-on besoin d’une apostille ?

Une Apostille sera nécessaire si toutes les conditions suivantes sont réunies : • le pays dans lequel l’acte public a été délivré est partie à la Convention Apostille ; • le pays dans lequel l’acte public doit être utilisé est partie à la Convention Apostille ; • le document est considéré comme un acte public en vertu du droit en vigueur dans le pays qui l’a délivré ; et • le pays dans lequel l’acte public doit être utilisé exige une Apostille afin de le reconnaître comme un acte public étranger. Pour connaître la liste des parties à la Convention Apostille, consultez le site de la HCCH.

Et pour les cas où la Convention Apostille ne s’applique pas ?

Si le pays ayant délivré l’acte public ou celui où l’acte doit être présenté n’est pas partie à la Convention Apostille, il faut passer par la légalisation, voire la double légalisation. Deux cas se présentent alors : • Acte public français destiné à être produit à l’étranger : il faut faire d’abord faire légaliser l’acte public français par le Bureau des légalisations du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, puis le faire surlégaliser par la représentation diplomatique ou consulaire en France du pays destinataire. • Acte public étranger : conformément au décret n° 2024-87 du 7 février 2024, tout acte public rédigé en langue étrangère et destiné à être produit en France devra être transmis, accompagné de sa traduction certifiée en français, aux autorités diplomatiques ou consulaires afin d’être légalisé. En France, cette formalité est effectuée par le bureau des légalisations du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères (MEAE). Pour en savoir plus sur la légalisation, consultez le site du MEAE.

Quels documents peuvent faire l’objet d’une Apostille ?

Seuls les actes publics sont susceptibles d’être apostillés. En droit français, sont considérés des actes publics : • les actes d’état civil de moins de trois mois (acte de naissance, de mariage, de décès). • les actes notariés (attestations, actes de notoriété, procurations, testaments...). • les actes administratifs (avis d’imposition, attestation de droits sociaux, diplômes et relevés de notes...). • les actes judiciaires (jugements, extraits de casier judiciaire...). • les actes établis par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire). • les actes commerciaux (extraits K-bis...). • les déclarations officielles apposées sur un acte sous signature privée (une certification de signature, une mention d'enregistrement, un visa pour date certaine). L’Apostille est strictement destinée à l’utilisation d’actes publics à l’étranger. Par exemple, une Apostille délivré en France ne peut être utilisée en France. La Convention Apostille ne s’applique pas aux actes établis par les agents diplomatiques ou consulaires et les documents administratifs ayant trait directement à une opération commerciale ou douanière (certificat d’origine, licence d’importation ou d’exportation, attestation de libre vente...).

Les copies certifiées conformes

L’apostille a une portée différente selon qu’elle est apposée sur l’original ou sur la copie certifiée conforme d’un acte. Si elle est apposée sur l’original, c’est la signature de celui qui a délivré l’original de l’acte qui est authentifiée. Si elle est apposée sur la copie certifiée conforme, c’est la signature de celui qui a fait la copie qui est authentifiée. Par exemple : l’Apostille de l’original d’un diplôme universitaire authentifie la signature du président de l’université ou du recteur d’académie ayant délivré le diplôme. L’Apostille de la copie du diplôme authentifie la signature de la personne (agent de mairie, agent de préfecture, notaire) ayant vérifié la conformité de la copie à l’original.

Qui peut délivrer une Apostille ?

Les instances compétentes pour délivrer l’Apostille varient selon le pays. En France, elle est délivrée gratuitement par les cours d’appel. Pour un acte public français destiné à être produit à l’étranger, vous devez déposer ou envoyer la demande d’apostille, accompagnée de toutes les pièces à fournir, au service Apostille de la cour d’appel du lieu où a son siège le signataire de l’acte ou l’autorité ayant apposé une mention d’enregistrement ou de certification. Donc, pour un acte de naissance dressé à St.-Étienne, il conviendra de s’adresser au service apostille de la cour d’appel de Lyon. Pour un acte notarié établi à Paimpol, il faudra s’adresser à la cour d’appel de Rennes. Pour un diplôme signé à Dunkerque, il faudra prendre attache avec la cour d’appel de Douai. Les délais d’obtention pouvant varier d’une cour d’appel à une autre, il est conseillé de contacter la cour d’appel compétente au préalable. IMPORTANT : Seule la cour d'appel de Rennes est compétente pour délivrer l'Apostille sur un extrait de casier judiciaire (délivré depuis moins de trois mois). Courant 2025 (la date d’application restant à être déterminée), seuls les notaires seront compétents en matière de légalisation et d’apostille. Cette dernière sera délivrée sous forme électronique (e-apostille).

La traduction certifiée : qu’est-ce que c’est ?

Lorsque vous présentez un document officiel dans un autre pays, l’apostille ne suffit pas à elle seule. Vous devez également faire réaliser une traduction certifiée. Une traduction certifiée est une traduction ayant un caractère officiel et légal car reconnue par les autorités compétentes. Cette traduction est accompagnée d’une mention, d’un cachet et de la signature du traducteur, attestant de sa conformité avec le document source. Une traduction certifiée est parfois désignée « traduction officielle » ou « traduction certifiée conforme à l’original ». Le terme « traduction assermentée » est à proscrire.

Qui peut réaliser des traductions certifiées ?

En France, seuls les experts-traducteurs nommés par une cour d’appel française ou la Cour de cassation sont autorisés à effectuer des traductions certifiées. Des experts judiciaires, ils assistent la Justice. En outre, ils sont habilités à réaliser des traductions pour les particuliers, les autres auxiliaires de justice (avocats, notaires, commissaires de justice) et les entreprises. La désignation « traducteur assermenté » indique seulement que le traducteur a prêté serment. Il existe des traducteurs assermentés qui ne sont pas des experts judiciaires, par exemple les traducteurs assermentés près un Tribunal de grande instance (liste « CESEDA » ou « du procureur »). Toute traduction certifiée réalisée par un non expert-traducteur relève de l’usurpation de titre de l’expert, ce qui est un délit puni d’un an d’emprisonnement et de €15 000 d’amende.

Les démarches à suivre pour un acte établi en France à destination d’un pays étranger

1. Vérifiez les exigences du pays destinataire en consultant l’état présent de la Convention Apostille. Chaque pays ayant ses propres règles, renseignez-vous également auprès de l’autorité à qui la traduction est destinée. En effet, certains pays exigent deux Apostilles : une sur l’original et une sur la traduction. 2. Obtenez l’apostille auprès de la cour d’appel compétente. Pour connaître les modalités et télécharger le formulaire de demande, cliquez ici ou consultez le site web de la cour d’appel compétente. 3. Contactez un expert-traducteur pour traduire votre acte et l’Apostille. Seul un expert-traducteur (abusivement appelé « traducteur assermenté ») près une cour d’appel française ou la Cour de cassation est habilité à effectuer des traductions officielles, appelées « traductions certifiées ». Si le pays destinataire exige l’Apostille sur la traduction, elle sera apposée par la cour d’appel dont dépend l’officier public ayant procédé à la certification matérielle (légalisation) de la signature de l’expert-traducteur. Par exemple : c’est la mairie de Gommenec’h, ma commune, qui procède à la certification matérielle de ma signature sur une traduction. Gommenec’h étant du ressort de la cour d’appel de Rennes, l’Apostille doit en conséquence être apposée par la cour d’appel de Rennes.

Les démarches à suivre pour un acte établi à l’étranger à destination de la France

1. Vous devez obtenir l’Apostille auprès des autorités du pays d’origine de l’acte. Dans la majorité des cas, ces démarches se font directement dans le pays concerné. Toutefois il est possible, pour certains pays, d’obtenir l’Apostille auprès de l’ambassade en France. Des frais d’émission peuvent être exigés. 2. Une fois l’Apostille apposée sur votre acte, vous devez contacter un expert-traducteur pour réaliser la traduction certifiée de l’acte et de l’Apostille.

En conclusion

L'Apostille et la traduction certifiée sont des outils essentiels pour faire reconnaître vos documents officiels à l'étranger. Bien comprendre leur utilité et savoir qui est habilité à fournir ces services vous facilitera les démarches administratives.

Vous avez besoin d'une traduction certifiée en anglais ou en français ou de conseils sur l'Apostille ou la légalisation de vos documents ? Contactez-moi !